Alunos da UFSC visitam exposição e conhecem prática de gestão documental digital do TJ
Intercâmbio serve para troca de experiências entre conhecimento científico e prática institucional
Alunos do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) fizeram na manhã desta segunda-feira, 5 de outubro, a primeira visita guiada à nova exposição no Museu do Judiciário Desembargador Tycho Brehe Fernandes Neto.
Intitulada “Tribunal de Justiça de Santa Catarina: aspectos de sua trajetória histórica”, ela foi instalada na última quinta-feira, 1º de outubro, na abertura das comemorações do 135º aniversário do Tribunal de Justiça de Santa Catarina. O historiador Sandro Makowiecki, do TJSC, acompanhou e contextualizou aos acadêmicos o nascimento, expansão e importância do Judiciário para a sociedade catarinense.
A professora Camila Schwinden Lehmkuhl, responsável pela disciplina de “Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos”, ficou contente pela recepção e oportunidade de prestigiar a história do PJSC. Seu objetivo ao trazer os estudantes ao Tribunal, contudo, era mais pontual.
“Reconhecemos o Tribunal de Justiça de Santa Catarina como uma das instituições que melhor administra a gestão de documentos arquivísticos eletrônicos e, ao trazer nossa turma para esta visita, possibilitamos que possam acompanhar na prática aquilo que estudamos em sala de aula”, comentou a professora Camila.
Após a visita ao Museu, os estudantes conheceram também os espaços da Biblioteca do Tribunal, inclusive a sala de obras raras. Na sequência, o grupo se dirigiu a uma sala de reuniões, onde acompanhou uma apresentação sobre a gestão documental digital no TJSC e, na prática, o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
Micheline Peixoto, chefe da Divisão de Gestão Documental Digital, da Diretoria de Gestão Documental e Memória (DGDM), gestora negocial do SEI e também estudante do curso de Arquivologia da UFSC, explica que as visitas da comunidade acadêmica ocorrem com frequência e servem para uma interessante sinergia e troca de experiências entre conhecimento científico e prática institucional.
Durante a apresentação, foram demonstradas algumas das funcionalidades desenvolvidas e aprimoradas pelos mantenedores do SEI com vistas à ampliação da aderência do sistema aos requisitos de gestão arquivística de documentos. Esses requisitos têm como uma de suas principais referências nacionais o e-ARQ Brasil, elaborado no âmbito do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional e amplamente utilizado como referência na Administração Pública Federal.
No Poder Judiciário, essa abordagem foi adaptada às especificidades do segmento por meio do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq-Jus), instituído pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que reúne mais de 400 requisitos funcionais e não funcionais, além de metadados voltados à gestão dos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
Os acadêmicos puderam visualizar, no próprio sistema, exemplos desses requisitos e metadados, relacionados à classificação, avaliação, rastreabilidade, segurança e gestão do ciclo de vida documental. Entre as funcionalidades demonstradas estiveram a parametrização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da área-meio do TJSC, bem como os parâmetros que permitem vincular os tipos de processos e documentos às respectivas classificações e regras de temporalidade.
Também foi realizada uma demonstração dos mecanismos de auditoria do SEI. Por meio de uma pesquisa prática, os estudantes observaram como o sistema registra informações sobre acessos e visualizações, alterações em documentos e movimentações realizadas ao longo da tramitação, de forma a permitir acompanhar o histórico das ações e contribuir para a rastreabilidade e o controle dos documentos.
Embora o SEI ainda não seja integralmente aderente ao modelo de requisitos, os estudantes puderam acompanhar brevemente sua evolução e conhecer os estudos em andamento que envolvem o SEI e o eproc, voltados ao aprimoramento da gestão arquivística de documentos digitais e à observância das diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), do CNJ.
Fonte: TJSC